Politique de Confidentialité

Chez Welcome Service, nous nous engageons à protéger et à respecter votre vie privée.

La politique de confidentialité de Welcome Service explique quand et pour quelles raisons nous collectons des informations personnelles sur nos clients transférés en Suisse ou en France voisine, comment nous les utilisons, nous les sécurisons et sous quelles conditions nous pouvons les transmettre à autrui.

En fournissant votre consentement lors de la transmission de vos informations personnelles, vous acceptez d’être lié à notre politique de confidentialité.

Toutes questions concernant cette politique et nos pratiques de confidentialité doivent être envoyées par email à info@welcome-service.ch, ou en écrivant à Welcome Service Sàrl, Rue Zurlinden 6 – 1207 Genève. Alternativement, vous pouvez téléphoner au +41 (22) 7076150.

Qui sommes-nous?

Welcome Service Sàrl (CHE-107.383.671) est une société de relocation, visant à fournir des services de relocation (recherche de domicile, installation, recherche d’école, immigration, gestion de déménagement …) pour les particuliers et les entreprises multinationales. Welcome Service Sàrl est enregistré depuis le 30 novembre 1998 rue Zurlinden 6, 1207 Genève.

Comment recueillons-nous des informations de votre part?

Nous recevons vos informations via notre WebPortal, votre service des ressources humaines ou tout autre courriel reçu concernant votre relocation.

Quel types d’informations est collecté?

Les informations personnelles que nous recueillons servent uniquement dans le seul but de vous aider, vous et votre famille, lors du processus de relocation avec Welcome Service. Nous recueillons des renseignements personnels qui se trouvent dans notre questionnaire de recherche sur vous-mêmes et vos critères. Nous recevons également vos informations de revenus via votre service RH, ou directement via vous-même.
Données personnelles collectées:

  • Nom et Prénom
  • Date de naissance
  • Nationalité
  • Sexe
  • Addresse
  • Email
  • Coordonnées
  • Informations sur la famille
  • Détails du salaire et conditions d’emploi (le cas échéant)

Données sensibles collectées:

  • Informations sur les enfants (moins de 16)
  • Données biométriques – Passeport et permis de résidence
  • Registre de dettes

Comment sont utilisées vos données?

Nous pouvons utiliser vos informations pour:

  • Vous contacter afin de discuter de vos critères dans le cadre de votre relocation;
  • Créer votre dossier de candidature pour toutes demandes de location ou achat;
  • Transférer votre candidature aux agences immobilières ou propriétaires;
  • Communiquer avec les écoles locales / privées pour le processus d’inscription de vos enfants;
  • Communiquer avec les courtiers d’assurance pour l’établissement du contrat d’assurance;
  • Communiquer avec les fournisseurs locaux (téléphone, handyman, entreprises de nettoyage…) afin de faciliter au mieux le processus de relocation;
  • Déposer une demande pour votre permis de travail / séjour en Suisse;
  • Obtenir votre avis sur la qualité des services que nous offrons;

Nous conserverons vos informations personnelles sur nos systèmes aussi longtemps que nécessaire pour l’activité concernée, ou aussi longtemps que cela est prévu dans la législation suisse (généralement jusqu’à 10 ans).

Qui a accès à vos informations?

Nous ne vendons ni ne louons vos informations à des tiers.

Nous ne partageons pas vos informations avec des tiers à des fins de marketing.

Vos données ne sont pas utilisées pour le traitement automatisé des décisions ou le profilage.

  • Agences immobilières/Propriétaires: Nous transférons vos informations personnelles afin de procéder à une demande de location / achat de biens dans le cadre du processus de relocation. Ces données sont soigneusement sélectionnées afin de ne fournir que celles nécessaires. Welcome Service n’est pas responsable de l’utilisation des données par les agences immobilières / propriétaires.
  • Sous-traitants: Nous pouvons transmettre vos informations à nos sous-traitants dans le but d’accomplir des tâches et de vous fournir des services en notre nom. Toutefois, lorsque nous utilisons des fournisseurs tiers, nous ne divulguons que les informations personnelles nécessaires à la fourniture du service en question, et avons des accords en place les obligeants à protéger vos informations et à ne pas les utiliser à des fins marketing. Nous vous assurons que nous ne divulguons pas vos informations à des tiers en dehors du réseau Welcome Service, à des fins de marketing direct, sauf si vous nous demandez de le faire, ou si nous sommes tenus de le faire de par la loi, par exemple, par une ordonnance du tribunal ou à des fins de prévention de la fraude ou d’autres crimes.
  • Prestataire de service tiers: Nous travaillons en étroite collaboration avec différents prestataire de services tiers pour vous assister dans le processus de relocation (courtier d’assurance, écoles privées/locales …). Lorsque nous transférons vos données à des prestataires de services tiers, nous ne divulguons que les informations personnelles pertinentes pour fournir le service demandé.

Lorsque vous utilisez notre portail en ligne sécurisé, toutes les informations transmises sont traitées en interne chez Welcome Service. Toutes les données et fichiers transmis via le WebPortal sont cryptées.

Vos données sont-elles transférées vers un pays tiers?

Vos informations personnelles peuvent être transférées aux agents immobiliers/propriétaires en dehors de la Suisse uniquement si cela est nécessaire pour l’exécution de vos commandes (par exemple relocation vers la France voisine).

Quels droits à la confidentialité ai-je?

Vous pouvez accéder et mettre à jour à tout moment vos données sur notre WebPortal en utilisant le lien Web et le code personnel fournis.
Vos droits sont :

  • Le droit d’accès – conformément à l’article 15 du GDPR.
  • Le droit de rectification – selon l’article 16 du GDPR.
  • Le droit à l’effacement – conformément à l’article 17 du GDPR.
  • Le droit de restreindre le traitement – conformément à l’article 18 du GDPR.
  • Le droit d’opposition – selon l’article 21 du GDPR.
  • Le droit à la portabilité des données – conformément à l’article 20 du GDPR.

Vous pouvez retirer votre consentement à tout moment en nous contactant par email sur info@welcome-service.ch ou en écrivant à Welcome Service Sàrl, Rue Zurlinden 6 – 1207 Genève.
Veuillez noter que le retrait du consentement n’a pas d’effet rétroactif. Le traitement effectué avant la notification du retrait n’en est pas affecté.

Les précautions de sécurité en place pour protéger la perte, l’abus ou l’altération de vos informations

Lorsque vous nous fournissez des informations personnelles, nous prenons des mesures pour nous assurer qu’elles sont traitées en toute sécurité. Toutes les informations transmises via notre WebPortal sont cryptées et protégées en 256 bits sur SSL. Toutes les données transmises via notre WebPortal sont stockées dans notre serveur, situé dans nos locaux à Genève. Aucune donnée n’est stockée dans le cloud.

Les informations non sensibles transmises par e-mail ne peuvent jamais être garanties à 100%. Par conséquent, bien que nous nous efforcions de protéger vos informations personnelles, nous ne pouvons pas garantir la sécurité des informations que vous nous transmettez, et vous le faites à vos risques et périls. Une fois que nous recevons vos informations, nous faisons de notre mieux pour assurer sa sécurité sur nos systèmes.

Révision de la politique de confidentialité

Nous maintenons cette politique sous surveillance régulière. Cette politique a été mise à jour pour la dernière fois en mai 2018.